Comment allez-vous vous simplifier ?

Un préalable essentiel, faire le constat que  : 
- Vous avez perdu la maîtrise de vos flux d'information ;
- La complexité est aujourd'hui systémique ;
- Il faut s'attaquer aux causes racines ;
- Informatiser ne simplifie en rien une entreprise ;
- Simplifier demandera du temps ;
- Mais sera extrêmement rentable ;
A partir de là (et seulement si) cinq convergences LEAN devraient se mettre progressivement en place.
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La convergence des visions

Je m'intéresse ici à la manière dont les entreprises prennent en compte l'environnement. Soit nous sommes dans une logique "poussée". C'est à dire qu'on ne fait que ce qui est légal. Soit on est dans une logique "tirée", c'est à dire que la prise en compte de l'environnement imprègne totalement l'entreprise, jusqu'à remettre en cause, sa finalité. La convergence des visions se fera lorsque la majorité des entreprises seront dans une logique "tirée". 
En quoi est-ce important dans une démarche de simplification ? Elle donne un sens, une vision simple et compréhensible par tous les employés.
Une phrase résumé parfaitement cette convergence : "Répondre aux besoins des clients tout en consommant moins de ressources, grâce à tous les employés". C'est justement la finalité du LEAN.
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La convergence des démarches

Depuis maintenant plus de trente ans, les entreprises ont mis en place un grand nombre de démarches afin de tirer la performance et/ou pour répondre à des exigences de leurs clients, de l'administration ou des normes. Qualité, audit interne, LEAN manufacturing... Si ces démarches ont beaucoup apporté par le passé, elles sont aujourd'hui au bout de leur logique (sophistication). La rupture peut se résumer ainsi : "Pour qu'une entreprise soit LEAN, il faut que chaque composant s'assure qu'il le soit." 
J'entends par "composants" : processus, services, départements, projets, démarches ET ENFIN le plus important chaque employé. C'est par eux qu'il faut commencer. Tout commence par eux.
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La convergence des cadres d'exigences

La convergence des démarches nécessite au préalable de simplifier et standardiser progressivement l'ensemble des cadres d'exigences de l'entreprise. 
Aujourd'hui, quand ils existent, ceux-ci sont propres à chaque grande famille : projets, processus, services, démarches... 
La rupture, c'est de les faire converger vers un seul. Cette standardisation permet de simplifier la vie des employés et de passer d'une logique où en cherche à rendre l'entreprise efficiente à une logique où on cherche à rendre chaque employé plus compétent sur les thèmes suivants : l'exercice des responsabilités, le management des risques, la gouvernance et l'agilité, les attentes et les engagements vis à vis des parties prenantes.
En ayant cette approche vous faites tout pour que le cadre d'exigences soit utile aux employés. Vous leur facilitez la vie.
Voir post LinkedIn

La "convergence" des fonctions

Si la complexité 2.0 s'est installée dans les entreprises, c'est parce qu'il manque une fonction. Il y a une chaise vide dans l'organigramme. Et ce n'est pas le DSI qui peut l'assumer telles que ses missions sont définies aujourd'hui.
Sa mission principale, piloter le niveau d'exigence afin de reprendre la maîtrise du flux d'information. Au plus grand bénéfice des employés. 
Des cinq ruptures, c'est celle qui mettra sans doute le plus de temps à se mettre en place. Le poste n'existe pas, les compétences n'existent pas, les filières de formation n'existent pas... Le chemin sera long.
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 La convergence des outils

Messagerie, outils de travail collaboratif, outils Office, gestion des plans d'actions... Telle est notre normalité en 2020. Briser définitivement la complexité 2.0 nécessitera de se passer de ces outils. Ils ne sont pas la solution, au mieux ils atténuent les symptômes, au pire ils sont la cause racine de la complexité.
Digitaliser ne simplifie en rien votre entreprise ! Pour sortir de la complexité 2.0, l'objectif ne doit pas être seulement la collaboration, mais le pilotage du niveau d'exigence.
Une phrase résume parfaitement cette convergence : "Pour en fin avec votre brouette 2.0", c'est à dire avec votre messagerie et les milliers de fichiers Office que vous traitez. 
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Aujourd'hui 

Chercher à rendre l'entreprise efficiente.

Objectif : être certifié ISO xxxx.

Etre exigeant avec les employés.

Chercher à rendre l'entreprise agile.

Auditer les secteurs.

On informatise les métiers.

Stratégie numérique.

Pour simplifier on revoit ses processus.

Pour simplifier on informatise.

On pilote le niveau d'exigence au "bruit".

On réduit les exigences si trop de "bruit".


Le zéro papier.


Déploiement d'outils de travail collaboratif.

Les employés sont des manutentionnaires de datas.

Les flux d'information ne sont pas maîtrisés.


"bruit" : complainte des employés au regard du niveau d'exigence.

Demain, pour se simplifier

Rendre chaque employé efficient.

Objectif : en quoi ces normes sont utiles à l'employé.

Rendre exigeants les employés avec eux mêmes.

Former les employés à l'exercice de la gouvernance.

Secteurs en autocontrôle.

On informatise des familles d'information.

Stratégie par famille d'information.

Pour simplifier on traque les attentes.

On simplifie, puis si nécessaire on informatise.

On pilote le niveau d'exigence et la charge.

On réduit les attentes à la source.

Le niveau des attentes sont dans les KPI.

Le zéro email et fichier Office (Excel, Word, Pwpt).

Le choix des SI intègre la notion de LEAN.

Déploiement d'outils de gestion des attentes.

Les employés se concentrent sur leur métier.

Le niveau d'exigence est régulé.




C'est quoi une convergence LEAN ?

En tant qu'individu nous gérons une grande quantité d'information. Pour répondre à ce besoin, notre normalité en l'an 2000 était d'avoir les "assistants".. Ils sont présentés dans le schéma ci-contre. Nous étions dans une approche dite verticale, x besoins / x assistants. Dans les années 2010, un acteur du marché a créé une rupture et a proposé un assistant qui couvrait l'ensemble de nos besoins (approche dite horizontale). 10 ans plus tard 3 milliards de personnes en sont équipées. 
Les facteurs clés de cette convergence LEAN (*1) peuvent s'appliquer à la conjonction des 5 convergences présentées ci-dessus. 
(*1) Répond à mes besoins tout en consommant moins de ressource
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En savoir plus

Ces cinq convergences sont présentées en détail dans la partie 4  : "Vous êtes la solution" de mon dernier livre présenté sur ce site. 
Le livre